Naknada za odvojeni život kao i troškovi službenog putovanja i terenski dodatak su uređeni Pravilnikom o porezu na dohodak, poslodavac nije obavezan isplatiti naknadu za odvojeni život.
Čl. 13. st. 8. Pravilnika o porezu na dohodak (Nar. nov., br. 95/05-157/14; nadalje Pravilnik DOH) navodi da se naknada za odvojeni život od obitelji isplaćuje radniku za vrijeme provedeno na radu u mjestu sjedišta poslodavca ili njegove izdvojene poslovne jedinice, ako je mjesto rada različito od mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta tog radnika. Obitelji se smatra bračni drug, djeca, posvojenik, pastorak i štićenik, ako su prijavljeni na istoj adresi stanovanja kao i porezni obveznik.
Nadalje, prema čl. 13. st. 2. toč. 19. Pravilnika DOH, a sukladno odredbama čl. 10. toč. 9. Zakona o porezu na dohodak (Nar. nov., br. 177/04 – 143/14), oporezivim primicima po osnovi nesamostalnog rada ne smatraju se iznosi što ih poslodavci isplaćuju svojim radnicima s osnove naknade za odvojeni život od obitelji do 1.750,00 kuna mjesečno. Međutim, ukoliko se ova naknada isplaćuje u većem iznosu, isplaćena svota iznad neoporezivog iznosa smatra se plaćom (dohotkom od nesamostalnog rada) i potrebno je obračunati sve odgovarajuće poreze i doprinose.
Također, trošak naknade za odvojeni život je za poslodavca porezno priznati trošak.
Prema tome, da bi se mogla isplatiti naknada za odvojeni život potrebno je da poslodavac pošalje radnika, tj. da radnik dobije premještaj na rad u mjesto sjedišta poslodavca ili njegove izdvojene poslovne jedinice koje je različito od mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta radnika.
Primjerice, radnik živi s obitelji u Zagrebu te ga poslodavac uputi na rad u Rijeku u mjesto izdvojene poslovne jedinice poslodavca.
U tom slučaju, svrha propisivanja naknade za odvojeni život od obitelji je da poslodavac može radnicima nadoknaditi povećane troškove života, koji mu objektivno mogu nastati zbog činjenice da zbog potrebe i u interesu poslodavca, radi i boravi u mjestu sjedišta poslodavca ili njegove izdvojene poslovne jedinice, a to mjesto je različito od mjesta radnikovog prebivališta ili uobičajenog boravišta (a i mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta njegove obitelji).
U tom smislu, isplaćena naknada za odvojeni život od obitelji služi za pokriće (uvećanih) troškova stanovanja, lokalnog prijevoza, prehrane i drugih troškova života koje radnik ima u mjestu u kojemu radi, a i troškova prijevoza te ostalih troškova koji mu nastanu u svezi s putovanjima izvan mjesta u kojemu radi te povratak u mjesto rada, ako ta putovanja nisu službene već osobne naravi.
U Kolektivnim ugovorima pojedinih djelatnosti navedeno je da neovisno o tome da li je nekoliko dana bio odsutan s posla zbog bolovanja, godišnjeg odmora ili drugog opravdanog razloga, radnik ima pravo na naknadu za odvojeni život u punom fiksnom iznosu.
Međutim, ako je radnik bio odsutan s posla cijeli kalendarski mjesec, tada nema pravo na naknadu za odvojeni život od obitelji za taj mjesec.
Potrebno je također naglasiti da se neoporeziva isplata dnevnice, terenskog dodatka i naknade za odvojeni život međusobno isključuju, odnosno ne mogu se isplaćivati istodobno, što znači da se radniku koji prima naknadu za odvojeni život ta naknada treba proporcionalno smanjiti u odnosu na mjesečnu naknadu za one dane koje je proveo na terenu ili službenom putu, ukoliko za te dane dobiva terenski dodatak ili dnevnicu.
Za razlikovanje dnevnica, terenskog dodatka i naknada za odvojeni život donosimo slijedeća pojašnjenja:
- poslodavac može uputiti zaposlenika u drugo mjesto (službeni put) i tada možemo govoriti o dnevnici, poslodavac može u ugovoru o radu navesti mjesto rada – teren i tada govorimo o terenskom dodatku ili poslodavac može premjestiti radnika na novo mjesto rada koje je različito od prebivališta/ boravišta njegove obitelji i tada možemo govoriti o naknadi za odvojeni život
- kod obračuna dnevnice bitno je trajanje putovanja odnosno vrijeme odlaska i povratka. Terenski rad se obračunava dnevno, neovisno o vremenu provedenom na terenu. Naknada za odvojeni život zbog svoje trajnosti je dogovorena u mjesečnom iznosu, ali se može svesti i na dnevnu bazu.
- dnevnica nije vezana za specifično mjesto rada, terenski dodatak je vezan za rad na terenu, a naknada za odvojeni život za drugo mjesto sjedišta poslodavca/ izdvojene poslovne jedinice koja je različita od prebivališta/ boravišta obitelji zaposlenika.
- dnevnice obuhvaćaju troškove za prehranu, piće i prijevoz u mjestu upućivanja, kao i terenski dodatak, a naknada za odvojeni život prehranu, lokalni prijevoz, stanovanje i druge troškove života nastale zbog odvojenosti od obitelji. U čl. 13. st. 5. Pravilnika navodi se umanjenje neoporezivog iznosa ako je radniku na služenom putu ili na terenu osiguran jedan obrok (ručak ili večera) – neoporezivi iznos umanjuje se za 30% , odnosno za 60% ako su osigurana dva obroka (ručak i večera).
- dnevnica se obračunava na temelju putnog naloga i izvještaja sa puta, za terenski dodatak poslodavac mora osigurati valjane dokumente, kao i za naknadu za odvojeni život.
Dnevnice, terenski dodatak i naknada za odvojeni život se međusobno isključuju.
Zaključno; terenski dodatak je najpovoljnija naknada za zaposlenika jer ne ovisi o broju sati, ali mora biti ispunjena pretpostavka da se rad obavlja na terenu. Dnevnica je drugo najbolje rješenje, ali samo ako je zaposlenik bio na putu više od 8 sati. Naknada za odvojeni život bi trebala biti zadnja opcija za radnika, jer efektivno dnevno iznosi najmanje.